De incassoprocedure 1/4

HET MINNELIJKE (OF BUITENGERECHTELIJK) TRAJECT

1.1 Het aanleveren van een nieuwe zaak (de vordering).

Om een nieuwe zaak in behandeling te kunnen nemen, ontvangen wij graag een kopie van de volgende stukken:

• een kopie van een met de debiteur (lees hierna: de schuldenaar) aangegane overeenkomst en de van toepassing zijnde leveringsvoorwaarden;
• de verzonden factuur/facturen met daarin genoemd een betalingstermijn, factuurnummer en naam- en adresvermelding van zowel de  organisatie van de opdrachtgever als van de schuldenaar;
• a. een verzonden herinnering waarbij de schuldenaar in de gelegenheid is gesteld om alsnog binnen een redelijke termijn tot betaling over te gaan, bijvoorbeeld een betalingstermijn van zeven dagen na dagtekening van deze herinnering;
• b. in geval de wederpartij een particulier (consument) is:
• een verzonden herinnering waarbij de schuldenaar in de gelegenheid is gesteld om alsnog binnen 14 dagen vanaf de dag van de ontvangst van de herinnering tot betaling over te gaan, met aanzegging dat na het verstrijken van de betalingstermijn de incassokosten conform de WIK (zie onze website) in rekening worden gebracht;
• een verzonden aanmaning, waarbij aan de schuldenaar wederom een redelijke termijn is gesteld om te betalen (in dit geval kan de bovengenoemde termijn van 14 dagen verkort worden naar 8 dagen). In deze aanmaning is duidelijk aangegeven, dat bij het uitblijven van betaling de vordering ter incasso zal worden geven aan een gerechtsdeurwaarder. Daarbij is aangegeven dat in dat geval alle bijkomende kosten voor rekening van de schuldenaar komen;
• eventueel verweer en andere correspondentie met de schuldenaar;
• indien op urenbasis is gewerkt: een urenspecificatie.

De bovengenoemde maatregelen zijn noodzakelijk voor het geval de vordering aan de rechter voorgelegd moet worden. In dat geval moet aangetoond kunnen worden dat de opdrachtgever zélf al het nodige heeft gedaan om buiten ons om betaling te verkrijgen.

Uit efficiëntie kan de opdrachtgever ook overwegen om in eerste instantie alleen een kopie van de factuur/facturen naar ons toe te zenden. In dat geval zullen wij de opdrachtgever om toezending van de overige stukken vragen, zodra de schuldenaar verweer voert of zodra de dagvaarding opgesteld moet worden.

Het is ook mogelijk om de vordering elektronisch aan te leveren. Wij hanteren daarvoor verschillende protocollen (E-mail, Excel, XML, maatwerk), specifiek uitgewerkt naar de wensen van de opdrachtgever.

1.2 Het in behandeling nemen van de vordering door Havenstad Gerechtsdeurwaarders
Wij streven erna om de vordering op de dag van ontvangst in behandeling te nemen. Wij controleren hierbij twee belangrijke aspecten:

• de juridische onderbouwing van de vordering, m.a.w. is de vordering als vonnis bij de rechter haalbaar;
• de verhaalbaarheid van de vordering, m.a.w. is er kans op succesvolle betaling. Dit controleren wij door te onderzoeken of de schuldenaar al geregistreerd staat in ons eigen computersysteem;

Indien bovengenoemde aspecten positief uitvallen, leggen wij zowel fysiek als elektronisch een dossier aan van de vordering.

Gelijktijdig zenden wij een opdrachtbevestiging (elektronisch of per post) met vermelding van het dossiernummer. Met dit dossiernummer kan de opdrachtgever  – optioneel – via onze website online informatie opvragen.

1.2 De eerste sommatie

1.3 Na het aanleggen van het dossier versturen wij de schuldenaar een eerste sommatiebrief, waarbij in elk geval het volgende wordt vermeld:

• referentie van de opdrachtgever (veelal het factuurnummer);
• de rechtsgrond van de vordering;
• een betalingstermijn van acht dagen;
• de mogelijkheid om schriftelijk verweer tegen de vordering te voeren;
• de mogelijkheid om schriftelijk een onderbouwt en acceptabel voorstel voor een betalingsregeling te doen;

1.4 De tweede sommatie

Indien er geen betalingen en/of reacties volgen naar aanleiding van de eerste brief, zenden wij na het verstrijken van de betalingstermijn een tweede sommatiebrief. De tweede brief heeft een dwingender karakter. In plaats van acht dagen is de betalingstermijn verkort naar vijf dagen. Er wordt geen mogelijkheid meer geboden tot gespreide betaling en er wordt gemeld dat bij non-betaling de zaak aan de rechter voorgelegd zal worden.

Volgende