Tip 1:
Zorg dat u ‘spot on’ bij bent met het boeken van de banken voordat u uw klanten over de openstaande facturen gaat benaderen. U kunt dan direct riposteren op een van de meest voorkomende smoezen: “ik heb de betaling net overgemaakt.” Met een dergelijke opmerking verwacht uw klant uitstel van betaling, omdat u e.e.a. eerst in uw eigen administratie moet controleren. Nu u ‘bij’ bent met boeken, kunt u een bewijs van overschrijving vragen of opmerken dat de betaling dan uiterlijk morgen op uw rekening zal zijn bijgeschreven.
Tip 2:
Controleer voordat u uw klanten over de openstaande facturen gaat benaderen intern bij de betreffende afdelingen of er klachten zijn over de leverantie en/of werkzaamheden of dat er nog naleveringen komen en/of extra werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.
Tip 3:
Uw klant zit in hetzelfde ‘schuitje’: achterstand en drukte door de vakantieperiode. Benader uw klant daarom niet op maandag, maar later in de week, bijvoorbeeld woensdag.
Tip 4:
Van uw vaste klanten weet u welke betalingstermijn zij hanteren, ook al wijkt deze termijn af van de uwe. Laat ze nog even met rust. Scheelt u werk.
Tip 5:
Bel uw klant. Kunt u gelijk de vakantie ervaringen uitwisselen en de sociale contacten aanhalen.
Tip 6:
Laat uw verkoop/sales met de klant bellen. Door de vakantieperiode hebben de meeste verkoopafdelingen het rustig. Scheelt u tijd. De kans is groot dat uw verkoper van ‘de gelegenheid gebruik kan maken’ en afspraken en/of extra omzet ‘scoort’.
Tip 7:
Bel niet met de boekhouding/financiële administratie, maar met de afdeling inkoop of beter: met de directie. Kan als irritant worden ervaren. Werkt zeer effectief, vooral als u is medegedeeld dat de “betaling nog gefiatteerd moet worden door de inkoop of de directie.”
Tip 8:
Bel niet, stuur alleen een betalingsherinnering (met factuur, zie tip 9). Minder commercieel, maar scheelt u een heleboel tijd. Voor een tweede betalingsherinnering kunt u gebruik maken van onze fameuze incassosticker.
Tip 9:
Nog een veel voorkomende smoes: “Ik heb de factuur niet ontvangen, wilt u deze nog even toesturen?” of “Kunt u mij de openstaande factuur toesturen?”. De bal ligt weer bij u en u heeft extra werk. Dat kunt u voorkomen door bij de betalingsherinnering een kopie van de factuur mee te zenden.
Tip 10:
Als uw klant om uitstel van betaling of een regeling vraagt, ga daar dan (in het redelijke) mee akkoord. Bevestig wel schriftelijk de gemaakte afspraken en vraag uw klant ook om een schriftelijk akkoord. Boek in uw agenda de datum waarop de (eerste) betaling ontvangen moet zijn. Bel de klant bij het uitblijven van betaling direct op de volgende (werk)dag. U bent sowieso enkele weken kwijt voordat u verdere (juridische) actie kunt ondernemen en kan daarom beter akkoord gaan met een betalingsregeling. U vordering staat daarmee als erkend in rechte vast. Bij de welwillende klant kweekt u enorm veel goodwill. De kwaadwillende (lees: bewust niet-betalende) klant ontneemt u de mogelijkheden van juridisch verweer. In een eventuele rechtszaak zal voor de Rechter ook meewegen, dat u er alles aan gedaan heeft om de kwestie ‘in der minne’ te regelen.