Casus van klant: WMS-systeem werkt niet en wil aanbetaling terug

Deze maand de ervaring van een van onze klanten uit Amsterdam: hoe een transportbedrijf een conflict over een WMS-systeem oploste zonder rechtszaak. Als groeiend transportbedrijf liep De Vries Transport* tegen een bekend probleem aan: hun logistieke processen werden steeds complexer en het bestaande systeem voldeed niet meer. Om efficiënter te werken, besloten zij te investeren in een maatwerk WMS-systeem. Via via kwamen zij in contact met een zzp’er die dit voor hen zou ontwikkelen.

De afspraken leken duidelijk. Voor een totaalbedrag van € 14.000 zou het systeem worden gebouwd en geïmplementeerd. De helft werd vooraf betaald als aanbetaling, zodat de ontwikkelaar direct aan de slag kon.

“We waren bang dat we € 14.000 kwijt waren, maar uiteindelijk hebben we een groot deel kunnen terughalen zonder dat het voor de rechter kwam.”

De problemen begonnen al snel

In de eerste weken leek alles volgens planning te verlopen, maar al snel ontstonden er problemen. Het systeem werkte regelmatig niet, orders verdwenen of werden niet goed verwerkt en koppelingen met andere software liepen vast. Voor een transportbedrijf, waar timing en overzicht cruciaal zijn, zorgde dit voor grote operationele risico’s. Daarnaast werd de communicatie met de zzp’er steeds lastiger. Reacties bleven uit, afspraken werden niet nagekomen en oplossingen lieten op zich wachten.

“We waren er veel tijd aan kwijt,” vertelt de eigenaar. “Niet alleen het geld, maar ook de verstoring van onze dagelijkse operatie. Dat kost je uiteindelijk nog veel meer.”

Van frustratie naar actie

Toen duidelijk werd dat het systeem niet naar behoren zou gaan functioneren en de zzp’er nauwelijks nog bereikbaar was, besloot De Vries Transport actie te ondernemen. Zij wilden de overeenkomst beëindigen en (een deel van) de aanbetaling terugvorderen.

Via een zakelijke relatie kwamen zij terecht bij Havenstad Gerechtsdeurwaarders. Tijdens het eerste gesprek werd direct gekeken naar de gemaakte afspraken, de betaalde bedragen en de geleverde prestaties.

Ingebrekestelling als keerpunt

De eerste stap was het opstellen van een duidelijke ingebrekestelling. Hierin werd de zzp’er een laatste termijn gegeven om het systeem werkend op te leveren volgens afspraak.

Omdat uit de documentatie bleek dat er wel werk was geleverd, maar dat dit structureel tekortschietend was en de communicatie ernstig te wensen overliet, werd ingezet op een realistische aanpak: niet alles terug, maar een redelijke compensatie voor het niet deugdelijk functioneren van het systeem. De ingebrekestelling maakte indruk. Kort daarna kwam er alsnog reactie van de zzp’er en ontstond er ruimte voor overleg.

Minnelijke oplossing zonder rechter

In plaats van een langdurige en kostbare procedure werd gekozen voor een minnelijke regeling. Partijen bereikten overeenstemming over een gedeeltelijke terugbetaling van de aanbetaling.

Voor De Vries Transport betekende dit dat zij een aanzienlijk deel van hun investering konden terughalen, zonder verdere escalatie.

“Het was voor ons vooral belangrijk dat het snel werd opgelost,” aldus de eigenaar. “We wilden door met onze bedrijfsvoering en niet maanden in een juridische procedure zitten. Havenstad heeft dat goed aangevoeld.”

Duidelijkheid en regie

Wat voor De Vries Transport het verschil maakte, was de duidelijke aanpak en begeleiding.

“We wisten niet precies wat onze rechten waren. Zij hebben dat helder uitgelegd en meteen de juiste stappen gezet. Daardoor kwam er beweging in een situatie die eigenlijk vastzat.”

Inmiddels werkt het transportbedrijf met een andere softwarepartij en zijn de afspraken strakker vastgelegd, inclusief duidelijke oplevermomenten en betalingsvoorwaarden.

Herkent u dit?

Werkt u samen met een leverancier of zzp’er die niet levert wat is afgesproken? Wacht niet te lang met actie ondernemen. Hoe eerder u handelt, hoe groter de kans op een oplossing zonder procedure.

Bij Havenstad Gerechtsdeurwaarders helpen wij u graag bij het beoordelen van uw situatie en het vinden van een effectieve aanpak. Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek wat wij voor u kunnen betekenen.

* De naam in dit artikel is gefingeerd ter bescherming van de privacy. Het verhaal is gebaseerd op een realistische situatie.