Casus van klant: Tandartspraktijk wacht maanden op € 2.500

Elke maand lichten wij een praktijkvoorbeeld uit onze dagelijkse praktijk toe. Deze maand een casus die veel zorgverleners zullen herkennen: een tandartspraktijk voerde een uitgebreide behandeling uit van € 2.500 en zag de factuur maandenlang openstaan. De patiënt reageerde niet meer, de herinneringen bleven onbeantwoord en de praktijkhouder vroeg zich af of hij het bedrag überhaupt nog zou zien. In deze casus leest u hoe de zaak verliep, welke stappen wij hebben gezet en wat u er als ondernemer van kunt leren.

Mondzorg zonder betaling

De praktijk, een tandartspraktijk in de Randstad, behandelde een patiënt aan een gebroken kies. Wat begon als één consult groeide uit tot een uitgebreider traject met een wortelkanaalbehandeling en een kroon. Het totaalbedrag kwam uit op ongeveer € 2.500. De behandeling verliep goed en de patiënt vertrok tevreden.

De factuur werd niet betaald. Ook niet na de eerste herinnering. De patiënt reageerde niet op e-mails, nam de telefoon niet op en verscheen niet meer op de vervolgafspraak. Na vier maanden nam de praktijkhouder contact met ons op. Zijn belangrijkste vraag: hoe pak ik dit aan zonder mijn goede naam als zorgverlener te beschadigen?

Zorgverleners incasso

Tandartsen, mondhygiënisten en andere zorgverleners bevinden zich in een bijzondere positie. De relatie met de patiënt is persoonlijk en vertrouwelijk, en dat maakt het lastig om zakelijk te blijven wanneer een rekening openstaat. Daar komt bij dat de kosten van een behandeling vaak hoger uitvallen dan de patiënt van tevoren dacht, bijvoorbeeld omdat de aanvullende verzekering minder vergoedt dan verwacht.

“Ik ben zorgverlener, geen incassobureau. Toch stond er ineens een fors bedrag open en wist ik niet goed wat ik moest doen.” – tandarts

In deze casus speelde precies dat mee. De patiënt ging ervan uit dat zijn verzekering het grootste deel zou dekken. Toen dat tegenviel, ontstond er stilte in plaats van een gesprek. Dat is menselijk, maar het lost niets op. Sterker nog: hoe langer de stilte duurt, hoe groter het bedrag wordt en hoe moeilijker het gesprek.

Onze aanpak, stap voor stap

Wij controleerden eerst of de vordering volledig onderbouwd was: de behandelovereenkomst, het behandelplan, de vastgelegde prijsopgave en de verzonden facturen en herinneringen. Dat dossier was op orde en dat is de basis van elke succesvolle incasso.

Het traject begon met de wettelijke veertiendagenbrief. Omdat de patiënt een particulier is, is deze brief verplicht voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. In de brief krijgt de patiënt een laatste termijn om alsnog kosteloos te betalen, met een duidelijke toelichting op wat er gebeurt als hij niets doet.

Al ging gingen we over naar het persoonlijke contact. Naast de brief hebben wij telefonisch contact gezocht. Niet om druk uit te oefenen, maar om te achterhalen wat er speelde. Dat gesprek bleek het keerpunt.

De patiënt bleek in financiële problemen te zitten na verlies van werk. Hij kon niet in één keer betalen, maar wilde dat wel. In overleg met de tandarts is een regeling afgesproken die paste bij zijn draagkracht. Wij bewaakten de termijnbetalingen en informeerden de praktijk maandelijks over de voortgang.

Het resultaat

De hoofdsom van € 2.500 is inmiddels volledig voldaan. De eerste termijn kwam binnen twee weken na ons eerste contact binnen, de rest volgde in maandelijkse termijnen. Een gerechtelijke procedure was niet nodig. Dat scheelde de praktijk tijd, kosten en een hoop zorgen, en het bespaarde de patiënt een dagvaarding met bijkomende kosten.

Belangrijk detail: de patiënt is patiënt gebleven. Juist omdat het traject respectvol is verlopen, bleef de relatie intact. Dat is precies waar wij op sturen. Incasso hoeft geen breekpunt te zijn, maar elke zaak is anders. Wanneer een schuldenaar niet reageert of niet wil betalen, kan een gerechtelijke procedure alsnog nodig zijn. Wat in deze casus werkte, is geen garantie voor elke situatie.

Incassotips voor zorgverleners

Alles begint bij een goede dossiervorming. Dus leg de kosten vooraf schriftelijk vast. Geef bij behandelingen boven de € 250 altijd een begroting en laat de patiënt bevestigen dat hij die heeft ontvangen. Dat voorkomt discussie achteraf.

• Wees duidelijk over de verzekering. Maak kenbaar dat de patiënt zelf verantwoordelijk is voor het bedrag, ongeacht wat de verzekeraar vergoedt.
• Wacht niet te lang. Vier maanden stilte maakt een vordering niet sterker. Kom in beweging zodra de eerste herinnering onbeantwoord blijft.
• Vergeet de veertiendagenbrief niet. Zonder deze brief mag u bij een particulier geen incassokosten doorberekenen. Die kosten bedragen bij een vordering van € 2.500 een aanzienlijk bedrag dat u anders zelf draagt.
• Blijf in gesprek. Niet betalen betekent lang niet altijd niet willen betalen. Vaak is er schaamte of onmacht. Een gesprek levert meer op dan een dreigement.

Herkent u deze situatie?

Heeft u als tandarts, zorgverlener of ondernemer te maken met een patiënt of klant die niet betaalt? Dan hoeft u dat niet zelf op te lossen. Havenstad Gerechtsdeurwaarders neemt het traject van u over, van de eerste sommatie tot en met de daadwerkelijke inning, en houdt daarbij altijd oog voor de mens achter de vordering.

Wij kijken graag vrijblijvend met u mee naar uw dossier en vertellen u eerlijk wat de mogelijkheden zijn. Neem gerust contact met ons op.

Deze casus is gebaseerd op de praktijk. Namen, plaats en herkenbare details zijn aangepast in verband met de privacy van betrokkenen. Dit artikel bevat algemene informatie en is geen persoonlijk juridisch advies. Uw situatie kan afwijken.