Meerderheid ondernemers controleert KVK-nummer zakenrelatie niet en loopt risico op fraude

Voordat u zaken doet met een nieuwe klant of leverancier: weet u zeker dat u te maken heeft met een bestaand, geregistreerd bedrijf? Uit recent onderzoek van de Kamer van Koophandel onder bijna 750 ondernemers blijkt dat meer dan de helft dat niet checkt. Eén op de vijf ondernemers controleert nieuwe zakenrelaties zelfs helemaal niet.

Dat klinkt misschien herkenbaar. U heeft het druk, de deal voelt goed en het vertrouwen is er. Maar die ene keer dat u zaken doet met een partij die niet bestaat, of met iemand die niet bevoegd is om te tekenen, kan leiden tot onbetaalde facturen, fraude of een juridisch dispuut dat moeilijk op te lossen is. In dit artikel leggen we uit waarom een KVK-controle zo belangrijk is en hoe u dat eenvoudig in uw werkproces kunt opnemen.

Wat kan er misgaan zonder KVK-check?

Een factuur sturen naar een bedrijf dat niet bestaat, levert u niets op. Er is immers geen juridisch aanspreekbare partij. Hetzelfde geldt wanneer u een overeenkomst sluit met iemand die niet tekenbevoegd is: zo’n contract kan achteraf worden aangevochten of is simpelweg niet geldig.

Zonder verificatie van het KVK-nummer loopt u risico op zakendoen met een spookbedrijf dat niet geregistreerd staat, op identiteitsfraude waarbij iemand zich voordoet als een bedrijf of vertegenwoordiger die ze niet zijn, op onbetaalde facturen waarbij u achteraf geen verhaalsmogelijkheid heeft en op ongeldige contracten die u heeft gesloten met iemand zonder volmacht of bevoegdheid. Dit zijn risico’s die vermijdbaar zijn met een controle van enkele minuten.

Wat controleert u precies?

Via het Handelsregister van de KVK kunt u eenvoudig de belangrijkste gegevens verifiëren. Controleer allereerst of het bedrijf daadwerkelijk bestaat door te zoeken op KVK-nummer of handelsnaam. Kijk vervolgens of het vestigingsadres overeenkomt met de gegevens die uw contactpersoon opgeeft, want afwijkingen kunnen een signaal zijn om extra alert te zijn. Controleer daarnaast of de geregistreerde bedrijfsactiviteiten passen bij wat het bedrijf u aanbiedt, omdat onverwachte verschillen vragen kunnen oproepen. Tot slot is het belangrijk om na te gaan of de persoon met wie u zaken doet tekenbevoegd is. Alleen een bevoegde functionaris kan uw bedrijf juridisch bindend vertegenwoordigen en in het Handelsregister ziet u precies wie dat is en in welke omvang.

Het Handelsregister: meer dan een namenlijst

Veel ondernemers weten niet welke juridische betekenis de gegevens in het Handelsregister hebben. Uit het KVK-onderzoek blijkt dat 43 procent niet weet dat verzekeraars deze gegevens gebruiken, bijvoorbeeld bij het beoordelen van schadeclaims. Bijna een derde is er bovendien niet van op de hoogte dat de geregistreerde gegevens juridisch leidend zijn, ook wanneer de werkelijke situatie anders is.

Dat laatste punt verdient bijzondere aandacht. Als uw bedrijfsgegevens verouderd zijn in het Handelsregister, kan dat problemen opleveren bij financiering, vergunningaanvragen of schadeafhandeling. Wijzigingen zoals een nieuw adres of gewijzigde bedrijfsactiviteiten moeten wettelijk binnen één week worden doorgegeven.

Ook privé loopt u risico

Ondernemers zijn niet alleen in hun zakelijke hoedanigheid kwetsbaar. Uit het onderzoek blijkt dat ruim 60 procent het Handelsregister nooit raadpleegt bij privéaankopen. Toch heeft één op de zes ondernemers bij een privéaankoop meegemaakt dat een bedrijf achteraf niet bleek te bestaan. Vooral bij onbekende webwinkels of nieuwe leveranciers is een snelle KVK-check ook privé het overwegen waard.

KVK-controle onderdeel van klantacceptatie

Voor credit managers, financieel verantwoordelijken en ondernemers die hun debiteurenbeheer serieus nemen, is een KVK-controle de eerste en meest laagdrempelige stap bij het accepteren van nieuwe klanten of leveranciers. Een handig stappenplan voor uw klantacceptatie:

Stap 1. Vraag het KVK-nummer op bij het eerste contact.

Stap 2. Controleer de bedrijfsnaam en het adres via kvk.nl.

Stap 3. Verifieer de tekenbevoegdheid van de persoon met wie u zaken doet.

Stap 4. Leg het KVK-nummer vast in uw administratie en op de overeenkomst of opdrachtbevestiging.

Stap 5. Herhaal de controle periodiek bij langdurige samenwerkingen, want gegevens kunnen wijzigen.

Is er twijfel over een afwijkende registratie, een onduidelijke vertegenwoordiging of ontbreekt het KVK-nummer volledig? Beschouw dat als een waarschuwingssignaal en wees voorzichtig met het leveren van producten of diensten op krediet.

Wat als het toch misgaat?

Heeft u al geleverd en blijft betaling uit, of vermoedt u dat u te maken heeft met een niet-bestaande of frauduleuze partij? Dan is het verstandig om snel actie te ondernemen. Hoe sneller u handelt, hoe groter de kans dat u uw vordering nog kunt incasseren of verhalen.

Bij Havenstad Gerechtsdeurwaarders helpen we ondernemers dagelijks bij het terugvorderen van onbetaalde facturen, ook in complexe of juridisch gevoelige situaties. We kijken samen met u naar de mogelijkheden, of het nu gaat om een minnelijk traject, een gerechtelijke procedure of conservatoir beslag om verhaal veilig te stellen.

Heeft u te maken met een onbetaalde factuur of wilt u weten hoe u uw debiteurenbeheer beter kunt inrichten? Neem vrijblijvend contact op met Havenstad Gerechtsdeurwaarders. We denken graag met u mee en beantwoorden uw vragen zonder verplichtingen.