Wanneer is een overeenkomst rechtsgeldig en waar moet u op letten?

U heeft een afspraak gemaakt met een klant. De prijs is besproken, de werkzaamheden zijn uitgevoerd en de factuur staat inmiddels al weken open. Dan komt de reactie: “Wij hebben toch nooit iets getekend?” – Wat doet u als ondernemer nu?

Een herkenbare en frustrerende situatie voor veel ondernemers. Want wanneer is een overeenkomst eigenlijk rechtsgeldig? En hoe zorgt u ervoor dat uw afspraken ook standhouden als het erop aankomt? Havenstad Gerechtsdeurwaarders geeft dagelijks uitleg aan ondernemers die hiermee te maken krijgen. In dit artikel leggen wij u helder uit hoe het zit en wat u kunt doen om problemen te voorkomen.

Wat is een overeenkomst?

Een overeenkomst is een afspraak tussen twee of meer partijen waarbij over en weer verplichtingen ontstaan. In de praktijk sluit u dagelijks overeenkomsten, vaak zonder dat u zich daarvan bewust bent. Zodra u een opdracht aanneemt, een product verkoopt of een dienst levert, akkoord geeft op een e-mail van een klant, is er juridisch al sprake van een overeenkomst.

Belangrijk om te weten is dat een overeenkomst in Nederland meestal niet schriftelijk hoeft te worden vastgelegd om geldig te zijn. Ook mondelinge afspraken kunnen juridisch bindend zijn. Toch zit daar direct een risico. Op het moment dat er discussie ontstaat, is het zonder schriftelijk bewijs lastig om aan te tonen wat er precies is afgesproken.

Wanneer is een overeenkomst rechtsgeldig?

Om juridisch geldig te zijn, moet een overeenkomst aan een aantal voorwaarden voldoen. Allereerst moet er sprake zijn van wilsovereenstemming. Dat betekent dat beide partijen het eens zijn over de inhoud van de afspraak. Er moet een duidelijk aanbod zijn gedaan en dat aanbod moet zijn aanvaard.

Daarnaast moeten beide partijen handelingsbekwaam zijn. In de meeste gevallen is dat vanzelfsprekend, maar bijvoorbeeld minderjarigen kunnen niet altijd zelfstandig een overeenkomst aangaan.

Verder moet het onderwerp van de overeenkomst duidelijk zijn. Het moet helder zijn wat er wordt geleverd, tegen welke prijs en binnen welke termijn. Hoe concreter deze afspraken zijn, hoe kleiner de kans op misverstanden.

Tot slot mag het doel van de overeenkomst niet in strijd zijn met de wet of de openbare orde. Als aan één van deze voorwaarden niet is voldaan, kan een overeenkomst ongeldig worden verklaard of vernietigbaar zijn.

Schriftelijk vastleggen is altijd verstandig

Hoewel een mondelinge overeenkomst geldig kan zijn, is het in de praktijk verstandig om afspraken altijd schriftelijk vast te leggen. Bij een conflict staat anders uw woord tegenover dat van de ander, en dat maakt het lastig om uw gelijk te halen.

Een schriftelijke vastlegging hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een getekende offerte, een opdrachtbevestiging per e-mail of zelfs een duidelijk bericht kan al voldoende zijn. Het belangrijkste is dat u kunt aantonen wat er is afgesproken en dat beide partijen daarmee akkoord zijn gegaan. Goede documentatie zorgt voor duidelijkheid, voorkomt discussies en versterkt uw juridische positie als het misgaat. Neem dus de tijd om alle afspraken per e-mail naar de klant te versturen.

Checklist voor overeenkomsten

Controleer bij elke opdracht of alle afspraken duidelijk en volledig zijn vastgelegd. Zorg ervoor dat beide partijen precies weten wat er is afgesproken en wat er van hen wordt verwacht. Hierbij 10 punten om op te letten:

• De volledige gegevens van beide partijen
• Een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden of levering
• De afgesproken prijs en eventuele btw
• De betalingstermijn en voorwaarden
• De exacte leverdatum of uitvoeringsperiode
• Wat er gebeurt bij niet-nakoming of annulering
• Of en hoe algemene voorwaarden van toepassing zijn
• Afspraken over meerwerk of extra kosten
• De manier van communiceren en bevestigen van afspraken (bijvoorbeeld e-mail of bericht)
• Eventuele handtekeningen of expliciete akkoordverklaring van beide partijen

Door deze punten standaard mee te nemen, voorkomt u dat u later belangrijke informatie mist.

Wat als een klant niet betaalt?

Is er een geldige overeenkomst, maar komt de andere partij haar verplichtingen niet na? Dan kunt u stappen ondernemen. Dit begint met een herinnering of aanmaning versturen. Heeft u dit allemaal al gedaan, maar blijft de betaling uit, dan kan een incassotraject worden gestart.

Havenstad Gerechtsdeurwaarders helpt u bij het innen van uw vordering, van de eerste stap tot en met een eventuele gerechtelijke procedure. Daarbij wordt altijd gekeken naar de meest effectieve en passende aanpak voor uw situatie. Voorkom problemen door vooraf duidelijkheid te creëren.

In de praktijk blijkt dat goede voorbereiding het verschil maakt. Ondernemers die hun afspraken duidelijk vastleggen, staan sterker en kunnen sneller handelen wanneer een betaling uitblijft.

Heeft u twijfels over een overeenkomst of loopt u tegen een openstaande factuur aan? Wacht dan niet te lang met actie ondernemen. Hoe eerder u ingrijpt, hoe groter de kans op een oplossing. Neem contact met ons op om te bespreken wat er mogelijk is.