Onbetaalde factuur afboeken: zo vraagt u de btw terug

Blijft een factuur onbetaald, dan verliest u niet alleen uw omzet. Over die factuur heeft u ook btw afgedragen aan de Belastingdienst, geld dat u nooit van uw klant heeft ontvangen. Dat hoeft u niet te laten zitten.

Toch gebeurt dat vaak, simpelweg omdat ondernemers niet weten dat het kan of omdat het moment eroverheen gaat. Nu het einde van het jaar nadert, is dit een goed moment om uw openstaande posten na te lopen. In deze blog leest u wanneer u recht heeft op teruggaaf, hoe u die aanvraagt en waar het in de praktijk misgaat.

Wanneer is een vordering oninbaar?

Voor de btw hoeft u niet te bewijzen dat een klant failliet is of onvindbaar. De wet werkt met een termijn: uiterlijk één jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum ontstaat het recht op teruggaaf, als de factuur dan nog niet betaald is.

Dat is een belangrijke versoepeling ten opzichte van vroeger. Toen moest u nog aannemelijk maken dat er niets meer te halen viel. Nu volstaat het verstrijken van die termijn. Weet u eerder al zeker dat er niet betaald gaat worden, bijvoorbeeld omdat uw klant failliet is verklaard, dan hoeft u dat jaar niet af te wachten. U kunt dan meteen teruggaaf vragen.

Zo vraagt u de btw terug

U hoeft hiervoor geen apart formulier in te sturen. De teruggaaf verwerkt u gewoon in uw reguliere btw-aangifte, door het bedrag in mindering te brengen op de te betalen btw over dat tijdvak.

Doe dat in de aangifte over het tijdvak waarin het recht ontstond. Dus in het kwartaal of de maand waarin het jaar verstreek, of waarin duidelijk werd dat er niet betaald zou worden. Wacht u langer, dan wordt het lastiger en kunt u het recht verspelen.

Bewaar bij uw administratie waaruit blijkt dat de klant niet heeft betaald en niet gaat betalen: de factuur, de aanmaningen, uw correspondentie en eventueel het dossier van het incassotraject. De Belastingdienst kan daarnaar vragen.

Een rekenvoorbeeld

Stel, u stuurt een factuur van 6.050 euro. Daarvan is 5.000 euro uw omzet en 1.050 euro is btw die u afdraagt. De betaaltermijn verstrijkt en er gebeurt niets. Een jaar na die uiterste betaaldatum ontstaat uw recht op teruggaaf. U verwerkt die 1.050 euro in uw eerstvolgende aangifte. Uw schade daalt daarmee van 6.050 naar 5.000 euro, want de btw had u alleen maar voorgeschoten. Dat scheelt bij één factuur al ruim duizend euro. Heeft u er meerdere liggen, dan loopt dat snel op tot een bedrag dat u niet zomaar wilt laten staan.

Let op bij een deelbetaling

Heeft uw klant een deel van de factuur betaald, dan mag u alleen de btw terugvragen over het deel dat openstaat. Het is dus niet toegestaan om de deelbetaling volledig toe te rekenen aan het bedrag exclusief btw en vervolgens de hele btw terug te vragen.

Reken het bedrag dus netjes evenredig terug. Blijft van de factuur uit het voorbeeld hierboven de helft openstaan, dus 3.025 euro van de 6.050 euro, dan vraagt u ook de helft van de btw terug: 525 euro.

En als er later alsnog betaald wordt?

Dat komt vaker voor dan u denkt, zeker als er nog een incassotraject loopt. Ontvangt u de betaling na de teruggaaf alsnog, dan bent u de btw over dat bedrag opnieuw verschuldigd en draagt u die weer af in de aangifte over dat tijdvak.

Belangrijk om te weten: de btw terugvragen is geen kwijtschelding. Uw vordering op de klant blijft gewoon bestaan en u kunt die blijven innen. Fiscaal afboeken en juridisch doorpakken zijn twee losse sporen. Het loont om ze allebei te bewandelen.

Waar het in de praktijk misgaat

Drie dingen zien wij regelmatig terugkomen.

• De uiterste betaaldatum is nergens vastgelegd. Zonder afgesproken betaaltermijn is onduidelijk wanneer dat jaar begon te lopen. Leg de termijn dus vast in uw offerte, opdrachtbevestiging en algemene voorwaarden.
• Het moment wordt gemist. De teruggaaf hoort in het tijdvak waarin het recht ontstaat. Zet daarom een terugkerende controle in uw agenda, bijvoorbeeld per kwartaal tegelijk met de aangifte.
• De vordering wordt vergeten zodra de btw terug is. Terwijl juist dan de vraag opkomt of er nog te innen valt. Let daarbij ook op de verjaringstermijn, want die loopt gewoon door.

Wanneer schakelt u een gerechtsdeurwaarder in?

Als een factuur een jaar na de betaaldatum nog openstaat, is er meestal al veel tijd verstreken waarin er weinig is gebeurd. Dat is precies het moment om te laten beoordelen of er nog iets te halen valt, voordat u de post definitief afschrijft.

Wij kijken naar de verhaalsmogelijkheden van uw klant en naar de staat van uw dossier. Vervolgens zeggen wij eerlijk of een incassotraject nog zin heeft. Soms is dat niet zo. Vaker blijkt er meer mogelijk dan verwacht, bijvoorbeeld via een betalingsregeling of doordat de situatie van de klant inmiddels is veranderd. Wat er bij een overdracht gebeurt leest u bij uw vordering uit handen geven. Wilt u uw openstaande posten voor het jaareinde doornemen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.