Juridische risico’s bij mondelinge overeenkomsten: wat u moet weten

Een handdruk, een telefoongesprek of een mondelinge afspraak aan de keukentafel: in het dagelijkse leven worden voortdurend overeenkomsten gesloten zonder dat er ook maar een woord op papier komt. Dat voelt vertrouwd en snel. Maar wat als de andere partij de afspraak later ontkent of anders uitlegt? Dan blijkt die gemakkelijke manier van zakendoen opeens een stuk minder eenvoudig.

In dit artikel leggen we uit wanneer een mondelinge overeenkomst rechtsgeldig is, welke risico’s daaraan kleven en hoe u uzelf als ondernemer of particulier beter kunt beschermen. Want voorkomen is altijd beter dan procederen.

Is een mondelinge overeenkomst geldig?

Het korte antwoord is: ja, in de meeste gevallen wel. Het Nederlandse recht gaat ervan uit dat een overeenkomst al tot stand komt op het moment dat er sprake is van een aanbod en een aanvaarding daarvan. Daarvoor is geen handtekening of schriftelijk contract vereist. Een mondelinge afspraak kan dus juridisch bindend zijn, ook als er niets op papier staat.

Tegelijkertijd is dat precies waar het probleem zit. Want hoewel de overeenkomst rechtsgeldig kan zijn, is het bewijs ervan een heel ander verhaal. Zonder schriftelijke vastlegging is het buitengewoon lastig om bij een geschil aan te tonen wat er nu precies is afgesproken.

De bewijspositie: het grootste risico

Bij een conflict over een mondelinge overeenkomst staat u al snel in een moeilijke bewijspositie. In een civiele procedure geldt als uitgangspunt dat wie iets stelt, dat ook moet kunnen bewijzen. Als u zegt dat er een afspraak is gemaakt over een bepaald bedrag, een bepaalde levering of een bepaalde termijn, dan moet u dat aannemelijk kunnen maken.

Dat bewijs kan komen uit e-mails, appberichten of getuigenverklaringen, maar die zijn lang niet altijd voorhanden of afdoende. Zeker in zakelijke situaties, waarbij de belangen groot zijn, kan een zwakke bewijspositie u in de praktijk veel geld kosten, ook als u inhoudelijk gelijk heeft.

Veelvoorkomende situaties waarbij dit misgaat

In de praktijk zien wij bij Havenstad Gerechtsdeurwaarders regelmatig dat mondelinge afspraken tot problemen leiden. Denk aan een ondernemer die diensten levert op basis van een mondeling akkoord, waarna de klant de overeengekomen prijs achteraf betwist. Of particulieren die onderling een betalingsregeling afspreken, maar later van mening verschillen over de termijnen of het totaalbedrag.

Ook in de bouw komt het regelmatig voor: een aannemer start werkzaamheden op mondelinge opdracht en bij oplevering ontstaat discussie over wat er nu precies was afgesproken. Hetzelfde geldt bij huurafspraken zonder schriftelijk contract, waarbij bij beëindiging van de huur onenigheid ontstaat over opzegtermijnen of de staat van de woning. De kern van het probleem is steeds hetzelfde: er zijn geen of onvoldoende schriftelijke bewijsstukken om de eigen lezing van de feiten te onderbouwen.

Wat kunt u als ondernemer doen?

Als ondernemer loopt u extra risico, omdat u regelmatig afspraken maakt met klanten en leveranciers. De belangrijkste maatregel is eenvoudig: bevestig mondelinge afspraken altijd schriftelijk, ook als het maar een korte e-mail is. Schrijf daarin wat er is afgesproken en vraag de andere partij dit te bevestigen.

Werk daarnaast met offertes die door de klant worden getekend of schriftelijk worden geaccepteerd voordat u begint. Vermeld uw betalingsvoorwaarden op elke factuur en offerte en gebruik een eenvoudige opdrachtbevestiging bij nieuwe klantrelaties, zelfs voor kleinere opdrachten. Zo legt u de lat laag voor uzelf en voorkomt u discussie achteraf.

Wat kunt u als particulier doen?

Ook als particulier kunt u in situaties terechtkomen waarbij mondelinge afspraken tot problemen leiden, denk aan leningen tussen vrienden, diensten door een klusjesman of afspraken rondom verhuur. Een paar praktische tips:

• Leg ook privéafspraken met financiële gevolgen altijd vast, al is het maar in een berichtje dat beide partijen bevestigen.
• Bewaar appberichten, e-mails en andere communicatie die betrekking hebben op de afspraak. Deze kunnen later dienen als bewijs.
• Twijfelt u of een afspraak geldig is of wat uw rechten zijn? Zoek dan tijdig advies, voordat u actie onderneemt.

Wanneer schakelt u een gerechtsdeurwaarder in?

Als er een mondelinge overeenkomst is gesloten en de andere partij haar verplichtingen niet nakomt, dan is dat niet het einde van de weg. Havenstad Gerechtsdeurwaarders kan u helpen bij het verhalen van uw vordering, ook als er geen schriftelijk contract is. Wij beoordelen samen met u welk bewijs er wel is en wat de beste aanpak is, of dat nu een minnelijk incassotraject is of een gerechtelijke procedure. Elke situatie is anders en wij kijken altijd naar wat realistisch haalbaar is. Eerlijk advies staat daarbij voorop.

Kort samengevat

Een mondelinge overeenkomst kan juridisch geldig zijn, maar het bewijs ervan is vaak het struikelblok. Zowel als ondernemer als particulier is het verstandig om afspraken met financiële gevolgen altijd schriftelijk te bevestigen, al is het maar via e-mail of een appbericht. Bewaar alle communicatie die betrekking heeft op de afspraak en schakel tijdig hulp in als nakoming uitblijft.

Een kleine moeite vooraf kan u een groot probleem achteraf besparen.

Heeft u te maken met een niet-nagekomen afspraak?

Of u nu ondernemer of particulier bent: Havenstad Gerechtsdeurwaarders staat voor u klaar. Wij kijken samen met u naar de mogelijkheden en geven u helder advies over de volgende stap. Neem gerust contact met ons op, geheel vrijblijvend. Neem contact met ons op via de website of bel ons direct. Wij helpen u graag verder.