Wanneer verjaart een openstaande factuur?

Ergens in uw administratie ligt waarschijnlijk een factuur die er al een tijd ligt. De klant reageerde niet, u had het druk en op een gegeven moment schoof het naar de stapel “daar doe ik later iets mee”. De vraag die veel ondernemers dan te laat stellen: kan ik dit geld eigenlijk nog opeisen?

Op enig moment is het antwoord nee. Een vordering verjaart en daarna kunt u betaling niet meer via de rechter afdwingen. In deze blog leest u welke termijnen er gelden, wanneer de klok begint te lopen en hoe u die klok met één brief kunt terugzetten.

Wat verjaring precies betekent

Verjaring betekent niet dat de schuld verdwijnt. De verplichting om te betalen blijft juridisch bestaan. Wat u verliest, is de mogelijkheid om nakoming af te dwingen: de rechter wijst uw vordering af zodra de wederpartij zich op verjaring beroept.

Dat laatste is belangrijk. Een rechter toetst niet uit zichzelf of een vordering verjaard is; de schuldenaar moet zich er zelf op beroepen. In de praktijk gebeurt dat vrijwel altijd zodra er een jurist bij komt kijken. Betaalt iemand daarna vrijwillig, dan mag u dat geld gewoon houden.

Verjaringstermijnen op een rij

Er is niet één vaste verjaringstermijn. Welke geldt, hangt af van wat voor vordering u heeft.

Vijf jaar voor de meeste vorderingen uit een overeenkomst. Dit is de hoofdregel voor gewone facturen tussen ondernemingen: diensten, opdrachten en zakelijke leveringen.

Twee jaar voor de koopprijs bij een consumentenkoop. Verkoopt u een product aan een particulier, dan geldt een veel kortere termijn dan veel ondernemers denken. Die termijn bestaat om de consument te beschermen tegen onverwachte rekeningen die jaren later opduiken.

Vijf jaar voor alles wat periodiek betaald moet worden, zoals huur, rente en abonnementen. Hierbij geldt iets bijzonders: elke termijn heeft zijn eigen verjaring. Een huurachterstand van vier jaar bestaat dus uit maandtermijnen die stuk voor stuk hun eigen klok hebben lopen.

Twintig jaar als u al een vonnis heeft. Heeft de rechter uw vordering toegewezen, dan heeft u twintig jaar om dat vonnis ten uitvoer te leggen. Voor de onderdelen die volgens dat vonnis periodiek betaald moeten worden, zoals rente, geldt weer vijf jaar.

Die tweejaarstermijn bij consumentenkoop is de instinker. Een leverancier die een openstaande post van drieënhalf jaar oud alsnog wil innen, kan bij een particuliere koper met lege handen staan, terwijl dezelfde vordering op een zakelijke klant nog prima opeisbaar was geweest.

Wanneer begint de klok te lopen?

De termijn start op de dag nadat de vordering opeisbaar is geworden. Bij een factuur is dat doorgaans de dag na het verstrijken van de betaaltermijn, niet de factuurdatum zelf. Heeft u helemaal geen betaaltermijn afgesproken, dan wordt het lastiger aan te tonen wanneer de vordering opeisbaar werd.

Dat is een van de redenen om afspraken altijd schriftelijk vast te leggen, zoals we eerder beschreven in ons artikel over de juridische risico's van mondelinge overeenkomsten. Een duidelijke betaaltermijn in uw algemene voorwaarden maakt dit meteen ondubbelzinnig. Bij een lening zonder afgesproken terugbetaaldatum ligt het weer anders. Daarover schreven we eerder in de blog over een geldlening zonder terugbetaling.

Verjaring stuiten

Verjaring is geen onvermijdelijkheid en is goed te voorkomen. U kunt de termijn onderbreken en dat heet stuiting. Na een geldige stuiting begint er een volledig nieuwe termijn te lopen. Er zijn drie manieren waarop dat gebeurt:

• U stuurt een schriftelijke mededeling waarin u ondubbelzinnig uw recht op nakoming voorbehoudt.
• De schuldenaar erkent de vordering, bijvoorbeeld door een deelbetaling te doen of schriftelijk om uitstel te vragen.
• U start een gerechtelijke procedure.

Die eerste is de goedkoopste en wordt het vaakst vergeten. Eén brief per aangetekende post en u koopt jaren tijd.

Wat er in een stuitingsbrief hoort

Een vriendelijke herinnering is niet automatisch een stuiting. De brief moet voor de ontvanger een ondubbelzinnige waarschuwing zijn dat u uw recht op betaling niet opgeeft. Zorg daarom dat het volgende erin staat: om welke vordering het gaat, met factuurnummer, datum en bedrag, de uitdrukkelijke mededeling dat u zich onvoorwaardelijk het recht op nakoming voorbehoudt, een duidelijke betaaltermijn en de datum en uw gegevens.

Verstuur de brief zo dat u de ontvangst kunt aantonen. Een e-mail kan volstaan, maar bij een discussie over de vraag óf de brief is aangekomen staat u met een aangetekende verzending sterker. Bewaar altijd een kopie.

Wanneer schakelt u een gerechtsdeurwaarder in?

Bij een oude vordering telt vooral snelheid. Hoe dichter de termijn bij het einde komt, hoe minder ruimte er is om eerst nog een tijdje af te wachten. Wij beoordelen of uw vordering nog opeisbaar is, welke termijn er geldt en of eerdere brieven de verjaring hebben gestuit. Blijkt de klok bijna afgelopen, dan is stuiten de eerste stap en kan daarna alsnog een incassotraject volgen. Hoe dat verloopt staat beschreven bij de incassoprocedure; wat er praktisch gebeurt als u een dossier overdraagt leest u bij uw vordering uit handen geven.

Twijfelt u of een openstaande post nog te innen is? Havenstad Gerechtsdeurwaarders kijkt vrijblijvend met u mee, stelt zo nodig direct een stuitingsbrief op en vertelt u eerlijk wanneer de moeite het niet meer waard is. Neem gerust contact met ons op.