Een betalingsregeling die wél standhoudt

Uw klant belt op en zegt dat het even niet lukt om te betalen. Of hij stelt zelf voor om in termijnen te betalen. Dat klinkt als goed nieuws na weken stilte en meestal is het dat ook. Toch ziet u een deel van die regelingen na twee termijnen alsnog stranden.

Dat ligt zelden aan onwil. Vaker is de afspraak te vaag, te optimistisch of nergens vastgelegd. In deze blog leest u wat er in een regeling hoort, welk onderdeel uw positie sterker maakt dan u denkt en wat u doet zodra een termijn wordt gemist.

Waarom een regeling vaak sneller werkt

Een procedure kost tijd en geld. Bij een klant die niets heeft levert ze alsnog niets op. Een regeling levert direct de eerste betaling op en houdt uw klant in beweging.

Er zit nog een voordeel aan dat vaak wordt vergeten: de relatie blijft intact. Bij veel dossiers gaat het om een klant die u volgend jaar gewoon weer nodig heeft. Meewerken aan een oplossing is dan geen zwakte, het is gewoon rekenen.

Wat er schriftelijk moet staan

Een mondelinge toezegging aan de telefoon is geen regeling. Leg het vast, hoe klein het bedrag ook is. Deze onderdelen horen erin:

• het totale openstaande bedrag, gesplitst in hoofdsom, rente en kosten;
• het bedrag per termijn en de exacte data waarop betaald wordt;
• het rekeningnummer en het kenmerk dat bij de betaling vermeld moet worden;
• wat er gebeurt als een termijn niet op tijd binnen is;
• de handtekening of een schriftelijke bevestiging van uw klant.

Een bevestiging per e-mail volstaat, mits uw klant er inhoudelijk op reageert. Een bericht dat onbeantwoord blijft is geen akkoord. Hoe belangrijk dat onderscheid is, beschreven we eerder in ons artikel over de juridische risico's van mondelinge overeenkomsten.

Laat uw klant de schuld erkennen

Dit is het onderdeel dat het vaakst ontbreekt en het meeste oplevert. Zet in de regeling dat uw klant het openstaande bedrag erkent en zich verplicht dat te betalen.

Dat doet twee dingen. Het haalt de discussie over de hoogte van de vordering van tafel, want daar kan later niet meer op worden teruggekomen. En het stuit de verjaring: door de erkenning begint de termijn opnieuw te lopen. Bij een vordering die al een tijd ligt, kan dat het verschil maken tussen wel of niet kunnen innen.

Bepaal vooraf wat er gebeurt bij een gemiste termijn

Zonder deze afspraak begint bij elke gemiste betaling het gesprek opnieuw. Neem daarom op dat het volledige restant in één keer opeisbaar wordt zodra een termijn niet op tijd binnen is.

Dat klinkt hard, maar het werkt vooral preventief. Uw klant weet dat de regeling echt een regeling is en niet een reeks vrijblijvende voornemens. In de praktijk hoeft u er zelden een beroep op te doen.

Bouw er wel een korte hersteltermijn in, bijvoorbeeld vijf werkdagen. Een betaling die door een bankfeestdag een dag later binnenkomt, is geen wanprestatie en daar wilt u geen dossier op stukmaken.

Hoe lang mag een regeling duren?

Daar bestaat geen wettelijke grens voor; het is een afweging. Een regeling die te lang loopt, wordt kwetsbaar: er kan van alles veranderen in de situatie van uw klant en uw geld staat ondertussen bij een ander.

Een bruikbare vuistregel is een looptijd van maximaal zes tot twaalf maanden bij een gewone factuur. Komt uw klant daar niet mee uit, dan is het bedrag waarschijnlijk te hoog voor zijn draagkracht en is een langere regeling met een lager termijnbedrag realistischer dan een korte die niet wordt gehaald. Loopt het richting de twee jaar, laat dan eerst beoordelen of er nog iets te verhalen valt. Bij een huurachterstand ligt dit gevoeliger, omdat daar ook andere belangen spelen. Meer daarover leest u bij huurzaken.

Bewaak de regeling

Een regeling vastleggen is het halve werk. De andere helft is elke maand controleren of de termijn binnen is en meteen aan de bel trekken als dat niet zo is. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar juist hier gaat het mis. Bij een regeling van twaalf termijnen is de kans groot dat er ergens in maand vijf een betaling wordt gemist die pas in maand acht opvalt. Zet er daarom een vaste controle op, of laat de bewaking over aan een partij die dat sowieso doet.

Wanneer schakelt u een gerechtsdeurwaarder in?

Bij een eenvoudige regeling met een betrouwbare klant kunt u dit prima zelf. Er zijn drie situaties waarin het verstandig is om het uit handen te geven. De eerste is als er discussie is over de hoogte van de vordering; dan wilt u de erkenning juridisch waterdicht hebben. De tweede is als het bedrag fors is of de looptijd lang, want dan telt de bewaking. De derde is als uw klant al eerder een regeling niet is nagekomen.

Wij stellen de regeling op, bewaken de termijnen en rapporteren de voortgang, zodat u er zelf niet naar hoeft om te kijken. Wordt er niet betaald, dan ligt de volgende stap meteen klaar. Meer over hoe dat werkt leest u bij onze incassodienstverlening en bij uw vordering uit handen geven. Wat een regeling voor uw klant betekent, staat beschreven op de pagina over een betalingsregeling treffen.

Loopt er een dossier waarbij een regeling op tafel ligt? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.