Ga altijd nieuwe klant controleren voordat u levert

Een nieuwe klant is goed nieuws. Er komt omzet binnen en misschien groeit het uit tot een vaste relatie. Toch loopt u juist op dit moment het meeste risico. U kent de klant nog niet, u weet niet hoe die betaalt en als het misgaat, is de levering al de deur uit.

Een paar controles vooraf kosten u een kwartier. Ze voorkomen niet elke wanbetaling, maar ze vangen de meeste problemen af voordat ze ontstaan. In deze blog leest u welke stappen u zet bij een nieuwe zakelijke klant en waar u op let.

1. KvK-uittreksel controleren

Begin bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daar ziet u of het bedrijf bestaat, sinds wanneer het is ingeschreven, wat de rechtsvorm is en waar het is gevestigd.

Controleer of die gegevens kloppen met wat de klant zelf opgeeft: naam, adres en KvK-nummer. Een kleine afwijking kan een vergissing zijn, maar ook een teken van fraude. Toch slaat een meerderheid van de ondernemers deze controle over, schreven wij eerder in ons artikel over het KvK-nummer.

Let ook op de datum van inschrijving. Een bedrijf dat net is opgericht is niet verdacht, maar heeft nog geen betaalgeschiedenis. Een kleinere eerste order of een aanbetaling is dan een redelijke vraag.

2. Tekenbevoegdheid

Kijk in hetzelfde uittreksel wie het bedrijf mag vertegenwoordigen. Bij een bv is dat de bestuurder, soms alleen samen met een tweede bestuurder. Ook een volmacht staat in het register.

Tekent er iemand die niet bevoegd is, dan kan het bedrijf later stellen dat het niet aan de afspraak gebonden is. Laat bij grotere opdrachten daarom tekenen door iemand die in het register staat.

3. Btw-nummer en insolventieregister

Het btw-nummer van een zakelijke klant binnen de Europese Unie controleert u in VIES, de controledienst van de Europese Commissie. Een ongeldig nummer is een reden om door te vragen.

Kijk daarnaast in het Centraal Insolventieregister. Daarin staan faillissementen, surseances van betaling en schuldsaneringen. Staat uw nieuwe klant erin, dan weet u genoeg.

Wilt u meer weten over de financiële gezondheid van een bedrijf, dan kunt u een kredietrapport opvragen bij een kredietinformatiebureau. Bij een kleine order is dat meestal overbodig. Bij een grote of terugkerende levering is het geld goed besteed.

4. Afspraken vastleggen

Leg vast wat u levert, voor welke prijs, wanneer er betaald moet worden en wat er gebeurt als dat niet gebeurt. Een mondelinge afspraak is juridisch geldig, maar bij een geschil moet u kunnen bewijzen wat er is afgesproken. Waarom dat zo belangrijk is, leest u in ons artikel over mondelinge overeenkomsten.

Stuur uw algemene voorwaarden mee vóór of bij het sluiten van de overeenkomst, niet pas met de factuur. Alleen dan kunt u er later op terugvallen. Meer daarover in ons artikel over algemene voorwaarden. Neem in die voorwaarden ook een eigendomsvoorbehoud op, zodat geleverde zaken van u blijven tot de factuur is betaald.

5. Kredietlimiet en aanbetaling

Bepaal vooraf hoeveel u maximaal openstaand wilt hebben bij deze klant. Dat is uw kredietlimiet. Komt een nieuwe order boven die grens uit, dan levert u pas als de vorige factuur is betaald of vraagt u een aanbetaling.

Bij een eerste grote order is een aanbetaling heel gebruikelijk. Een klant die daar moeilijk over doet, geeft u daarmee ook informatie.

Na de eerste levering

De controle houdt niet op zodra de eerste order de deur uit is. Juist de eerste factuur vertelt u veel over een nieuwe klant. Wordt die op tijd betaald, dan is dat een goed teken. Komt de betaling pas na een herinnering binnen, of alleen gedeeltelijk, houd de klant dan scherper in de gaten.

Stuur uw factuur direct na de levering en zet de vervaldatum er duidelijk op. Volg een verlopen factuur binnen een paar dagen op, eerst met een vriendelijke herinnering en daarna telefonisch. Hoe langer u wacht, hoe lager een factuur op het lijstje van de klant komt te staan.

Kijk na een paar maanden ook opnieuw naar de kredietlimiet. Een klant die netjes betaalt, verdient ruimte. Een klant die steeds later betaalt, verdient juist een lagere grens.

Particuliere klanten

Levert u aan consumenten, dan werken een paar van deze stappen anders. Er is geen KvK-inschrijving en voor het opvragen van financiële gegevens van een particulier gelden strengere privacyregels. Vooruitbetaling of betaling bij levering is dan de eenvoudigste bescherming.

Houd er ook rekening mee dat een factuur aan een particulier sneller kan verjaren dan een zakelijke factuur. Hoe dat zit, leest u in ons artikel over verjaring.

Wanneer schakelt u een gerechtsdeurwaarder in?

Ook met de beste controle vooraf betaalt een klant soms niet. Dan helpt het als u alles goed heeft vastgelegd: hoe sterker uw dossier, hoe sneller een vordering te innen is. Wij kunnen uw vordering overnemen en zorgen voor een zorgvuldige afhandeling.

Achter een klant die niet betaalt zit lang niet altijd onwil. Soms zit het een bedrijf gewoon tegen. Juist daarom is het prettig als de afspraken vooraf helder zijn, voor beide kanten.

Wilt u uw voorwaarden of uw werkwijze bij nieuwe klanten laten nalopen? Bekijk wat wij doen op het gebied van juridisch advies of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Deze blog bevat algemene informatie en is geen persoonlijk juridisch advies. Elke situatie is anders. Voor advies over uw specifieke dossier kunt u contact met ons opnemen.